Кейс
Как убрали ежедневное ручное дублирование данных из CRM
Детская спортивная секция · выгрузка из CRM
Администраторы каждое утро вручную переносили данные из CRM в таблицы инструкторов. Настроили автоматическую ежедневную выгрузку — ручное дублирование ушло полностью.
Задача
Секция обучает детей катанию на роликах, самокатах и велосипедах. CRM работала для рекламного и административного отделов, инструкторы и руководитель вели таблицы. Между двумя инструментами стоял человек: администраторы каждое утро переносили данные руками. Инструкторам нужна была актуальная картина по клиентам — кто активен, кто давно не приходил, у кого заканчивается абонемент. CRM это умела, но доступа у инструкторов к ней не было. Штатная техподдержка сервиса сказала, что автоматическая выгрузка невозможна.
Что сделали
- Настроили автоматическую ежедневную выгрузку нужных данных из CRM в таблицы каждого инструктора.
- Без участия администраторов, без ручного копирования, без задержек.
- Взяли в работу со сроком неделя — уложились.
- Теперь каждое утро активные клиенты, неактивные и динамика посещений появляются в таблицах сами.
Результат
- до 15 часов
- освободилось в неделю
- +20%
- к качеству работы с базой
- 1 неделя
- на внедрение
Освободилось до 15 часов работы в неделю — почти два полных рабочих дня, которые уходили на механическое копирование. За месяц это 60 часов, полторы рабочие недели. Качество работы с клиентской базой выросло минимум на 20%: инструкторы начали видеть, кто давно не приходил, и вовремя напоминать о себе.
«Оптимизация данного бизнес-процесса помогла инструкторам не зависеть от администраторов при работе с таблицей клиентов, а администраторам не заполнять ежедневно данные, дублируя их»
Стек
- CRM
- Автоматическая выгрузка
- Google Sheets
Другие кейсы
Собрать такую же систему
Модули из этого кейса собраны из готовой библиотеки. Выбери уровень внедрения — цена и срок зафиксированы в договоре до старта работ.